MS 365 ist in der Mehrzahl der Thurgauer Schulen im Einsatz - und immer wieder umstritten. In diesem Beitrag und Dokument geht es nciht um die Frage, ob der Einsatz von MS 365 sinnvoll und datenschutzkonform ist. Diese Fragen müssen die einzelnen Schulen und der Datenschutzbeauftragte des Kantons Thurgau klären.
Hier soll die Struktur der einzelnen Cloudwerkzeuge (ohne Outlook) erklärt und eigeordnet werden. Das Verständnis der Philosophie, wie Microsoft sein Produkt versteht, kann einer Schule helfen, deren sinnvoll zu gestalten. Sie kann aber auch dabei helfen, für mögliche Alternativen entsprechende Anforderungen zu definieren. Denn unabhängig von den umstrittenen Themen stellt Microsoft ein Werkzeug zur Verfügung, deren Sturktur für eine Schule sinnvoll ist.
Wollen Sie also verstehen, welche Idee hinter SharePoint, OneDrive und Teams stecken, sollten Sie diesen beitrag und insbesondere das angehängte Dokument studieren.
Welche Ideen stecken also - vereinfacht gesagt, hinter den drei Cloudwerkzeugen?
OneDrive
Das ist eine persönliche Ablage für Schulbehördemitglieder, für Lehrpersonen oder für Schülerinnen und Schüler. Die Nutzerinnen und Nutzer tragen selber die Verantwortung für Daten, die dort abgelegt werden. Bei Schülerinnen udn Schülern ist diese Verantwortung ein Stück weit eingeschränkt, die Notwendigkeit des Einsatzes sollte gut abgewogen werden.
SharePoint
Das ist die gemeinsame Ablage für die gesamte Schule. Sämtliche gemeinsamen Daten und Dokumente gehören hierhin. SharePoint stellt eine Zugriffberechtigung über Gruppenrichtlinien zur Verfügung und ist damit deutlich sicherer. Zudem kann die Struktur sehr granular und individuell aufgebaut werden. Sie kann entweder als "Laufwerk" im Finder (Mac) oder Explorer (Windows) genutzt werden oder als "Website" online.
Teams
Dieses Werkzeug ist als Kommunikations- und Kooperationswerkzeug gedacht. Es ermöglicht einfach, Gruppen einzurichten und bietet Chats oder VIdeokonferenzen. Zudem kann es als Datenablage dienen. Dabei muss beachtet werden; wenn Dokumente direkt in Teams gespeichert sind, werden sie beim Löschen eines Teams ebenfalls gelöscht. Eine Alternative ist, die Dokumente aus SharePoint und allenfalls OneDrive zu verlinken.
Weil Teams sehr einfach anzulegen sind, besteht die Gefahr, dass sie schnell überhand nehmen. Da kann ein regelmässiges und gründliches Aufräumen helfen. Denn; Teams ist als temporäres Werkzeug gedacht, nicht als dauernde Dokumentenablage.
Wie bereits erwähnt, im angehängten Dokument gehe ich noch etwas detaillierter auf die Struktur und Philosophie von MS 365 ein.